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SUSCRIBITELa experiencia de implementación de un programa de gestión contable en una empresa familiar de la región CREA Oeste Arenoso.
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SUSCRIBITEFabricio Fontana decidió, junto a sus dos hermanos y socios, implementar un programa de gestión empresarial en la empresa agropecuaria familiar para ordenar la recolección y sistematización de registros productivos, contables y financieros. Hoy asegura que, si bien el proceso de implementación del sistema fue difícil y sigue presentando desafíos, lo volvería a hacer en caso de poder volver atrás.
“Si hay algo que cambiaría con respecto a lo que hicimos, es aprender de otros qué mecanismos implementaron para recopilar datos, porque la empresa te capacita sobre el uso del programa de gestión, pero la toma de registros es algo que debemos aprender nosotros en base a prueba y error”, explicó el empresario integrante del CREA Atreuco durante una jornada sobre gestión empresarial organizada por el Grupo de Acción Empresario de la región CREA Oeste Arenoso.
La empresa de los hermanos Fontana, al contar con agricultura –parte en sociedad con terceros–, ganadería y servicios de siembra, cosecha y pulverización, requería unificar la estructura de gestión para asegurar un mayor control administrativo y obtener así información de mayor calidad.
Fabricio explicó que, en sus primeros pasos, confiaba en que se podría desligarse completamente del uso de las planillas de Excel. Sin embargo, rápidamente se dio cuenta de que la complejidad de la operación impedía una integración total. De ese modo, algunas de las gestiones aún se realizan paralelamente en planillas Excel, un detalle que refleja las limitaciones de los sistemas actuales en cuanto a flexibilidad.
El empresario hizo hincapié en que lo que realmente los motivaba era encontrar un sistema que los obligara a seguir pasos administrativos claros, como –por ejemplo– mantener los stocks actualizados y tener un control más preciso sobre las cuentas corrientes de los proveedores.
A pesar de los avances obtenidos con la implementación, el proceso de transición no fue rápido ni sencillo. Después de tres años de uso, aún existen aspectos que requieren ajustes.
La contabilidad fiscal se realiza en un 100% en el programa de gestión contable. Sin embargo, la contabilidad económica sólo está parcialmente integrada al software, ya que alrededor de un 30% de la información es manejada en planillas Excel. El aspecto patrimonial también se divide, con un 50% de la información en el sistema y el resto en planillas de cálculo. La razón detrás de esta división radica en la necesidad de manejar ciertos datos de una forma más personalizada y detallada.
“En un principio pensábamos que con solo presionar un botón íbamos a tener toda la gestión lista”, reconoció, pero la realidad es que el sistema, aunque útil, requiere un nivel de trabajo constante que no siempre encuentra espacio en la estructura de la organización, además de tener, en algunas circunstancias, ciertas limitaciones.
“Los sistemas tienen muchos puntos por mejorar todavía, como puede ser el caso de los alquileres, porque no siempre pueden reflejar la dinámica de los contratos con valores fijos y variables; esas cuestiones hay que resolverlas por fuera hasta que el sistema logre incorporar los cambios”, comentó.
Además del costo de la licencia del programa de gestión, la empresa ha tenido que incorporar personal adicional para manejar la carga administrativa generada. Actualmente, cuentan con un profesional dedicado a tiempo completo a la parte administrativa y un contador part-time, que se encarga de los aspectos fiscales.
El proceso de capacitación y adaptación del personal al sistema de gestión ha requerido una cantidad significativa de tiempo, pero el empresario asegura que la inversión valió la pena. Antes de la implementación del programa, se encontraban con cifras que no lograban entender completamente (“resultados no explicados”), lo que genera importantes frustraciones al momento de analizar las gestiones.
Con el programa de gestión, los Fontana lograron tener una visión más clara de los números de las diferentes actividades de a empresa. “La partida doble, obviamente, permite controlar algunas cuestiones con mayor precisión, como es la cuenta corriente con proveedores, donde hemos encontrado un margen de mejora muy grande, cuando antes se nos escapaban muchas cosas”, indicó.
El éxito del sistema reside en crear una metodología administrativa que garantice que el flujo de datos generado en el campo llegue de manera precisa a la oficina.
“Para encarar el proceso es necesario tener cierta estructura para gestionarlo, porque de lo contrario se van a generar más trabas que soluciones, ya que, por ejemplo, no vas a poder cerrar una orden de trabajo al no haber cargado los remitos, y para tener los remitos es necesario haber cargado la orden de compra en el sistema y así”, graficó.
A medida que la empresa familiar evoluciona, Fabricio se muestra optimista respecto a los beneficios a largo plazo. Si bien el proceso ha sido desafiante, la capacidad de tener una visión más clara y precisa de los costos, las operaciones y los márgenes es fundamental para la toma de decisiones estratégicas.