Inteligencia artificial aplicada a la gestión empresarial rural: recomendaciones y casos concretos de gestión de procesos en Córdoba Norte y Litoral Sur.
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SUSCRIBITEAsí como las aplicaciones de inteligencia artificial (IA) pueden ser usadas de manera individual por los integrantes de una organización para mejorar su productividad, también es factible que se integren en los procesos de una empresa para automatizar y eficientizar tareas.
Las diferentes aplicaciones de IA disponibles, –ChatGPT, Gemini, Claude, N8N y Zapier– tienen factores en común, pero también capacidades específicas que pueden ser más útiles en uno que en otro caso dependiendo de la naturaleza y la complejidad de la tarea por realizar.
“La IA amplifica lo que ya existe. Si el proceso es confuso, la IA produce más confusión. Si los datos son erróneos o no están debidamente parametrizados, los resultados obtenidos no son los apropiados”, explicó Pedro Meriggiola, asesor del CREA Barranca Yaco y coordinador del área de Empresa de la región CREA Córdoba Norte, durante un taller sobre IA realizado en formato virtual.
Existen diferentes alternativas para determinar si la IA agrega valor, una de las cuales consiste en medir los tiempos de ejecución de procesos convencionales y compararlos con los logrados a través de las aplicaciones; lo mismo puede aplicarse con los pasos requeridos en un proceso.
“Por eso, antes de comenzar a usar IA, es esencial mapear correctamente los procesos presentes en una organización para poder identificar mejoras posibles en función de las herramientas disponibles”, remarcó Pedro.
Una vez cumplida esa instancia, entonces llega el momento de confeccionar un “prompt”, término que comprende una instrucción destinada a una aplicación de IA para obtener un resultado específico. Un prompt efectivo debe contar con cinco ítems: rol, contexto, objetivo, formato (restricciones) y resultado deseado (salida)
“Un proceso bien definido es la base de cualquier automatización exitosa. Un prompt bien estructurado multiplica la calidad de los procesos. La IA no reemplaza áreas, sino que potencia a las personas que trabajan en ellas”, resaltó.
Optimizar Forestal, empresa dedicada a brindar servicios forestales para proyectos extensivos que es integrante del CREA Monte Cristo, decidió implementar sistemas de IA a nivel organizacional para reducir la carga de tareas operativas y aumentar la productividad general.
La empresa cuenta con un vivero propio que produce 1,2 millones de plantines por año de más de 45 especies y desde 2011, año de su fundación, llevan instrumentados 350 proyectos forestales en zonas tanto agropecuarias como urbanas.
“Si se capacita bien a un asistente junior, va a realizar su tarea de manera correcta; pero si se lo capacita mal, lo va a hacer mal. Lo mismo se aplica para las plataformas de IA”, comentó Martina Serrano Fuster, proyect manager de Optimizar Forestal.
La empresa decidió desarrollar su propia capacidad tecnológica interna, para lo cual designó a un responsable que propicia –en colaboración con analistas de sistemas contratados para proyectos específicos– aprendizajes constantes para generar mejoras continuas en las diferentes áreas del negocio.
“Cada área de la empresa debe identificar cuáles son los procesos con potencial de automatización, para lo cual es necesario tener todos los procesos bien mapeados”, añadió.
Las tareas automatizables son aquellas que son repetitivas, usan siempre el mismo formato, emplean registros sistematizados, tienen entradas y salidas definidas y no requieren el juicio de un experto.
Un caso concreto de automatización por medio de IA es la eficientización de la gestión del relacionamiento con los clientes (CRM). Las consultas recibidas a través de los diferentes canales de comunicación digitales se cargan de manera automática en la plataforma para ser derivadas al responsable comercial correspondiente. Cada consulta tiene asignado un seguimiento automático para poder monitorearla.
“Así, se logró reducir la probabilidad de error humano en la carga manual de registros, además de acelerar los tiempos y asegurar la trazabilidad total del proceso”, indicó Martina.
La empresa está terminando de implementar la generación de informes tributarios automatizados para poder facilitar la planificación impositiva y planea sistematizar con IA la carga de todos comprobantes para reducir la carga burocrática implícita en esa tarea.
“Un aspecto importante es no contaminar a las aplicaciones de IA con consultas que son ajenas a cuestiones propias de la empresa, para que así lograr resultados más efectivos al momento de emplearlas”, apuntó.
Otra cuestión importante consiste en sectorizar las áreas de interés por medio de la creación de agentes que accedan a carpetas de información específicas para potenciar la calidad de las respuestas.
“En carpetas con proyectos podemos cargar toda la información relativa a cada área de la empresa para que la aplicación cuente con mayor información de referencia al momento de realizar el análisis solicitado”, explicó.
El uso de IA aplicado a la empresa agropecuaria no es exclusivo de organizaciones medianas. Diego Agustín Álvarez, integrante del CREA Montoya (región Litoral Sur), ha logrado automatizar muchas tareas operativas para poder dedicar tiempo personal a cuestiones que realmente agregan valor en la gestión empresaria.
“Todos los empresarios agropecuarios recibimos cada mes muchas liquidaciones primarias de distintas empresas y la carga manual de las mismas en planillas es una tarea tediosa que consume mucho tiempo y está sujeta a errores de tipeo”, comentó.
Para automatizar esa tarea, empleó la IA Claude. ¿Cómo? Luego de colocar los comprobantes (archivos PDF o JPG) en una carpeta, Claude extrae los datos automáticamente y los clasifica en función de parámetros asignados (empresa, COE, cultivo, fecha, kilogramos, importe, retenciones, IVA, etcétera).
El agente verifica eventuales duplicados y luego procede a cargar los registros en Google Sheet tomando el tipo de cambio de la fecha en cuestión. Organiza los archivos por empresa y mes en carpetas automáticas y las sube a un Google Drive compartido con el asesor contable.
“El sistema se ejecuta solo, todos los días y de manera automatizada. Lo único que debo hacer es colocar los comprobantes en una carpeta específica, ya sea los que recibo digitalizados como los que me entregan en papel y debo escanear”, explicó Diego.
Diego explica que la clave de una automatización eficiente reside en el diseño de un “prompt” adecuado. No es lo mismo indicar “Procesá estas facturas y ponelas en una planilla”, que introducir una serie de consignas específicas orientadas a reducir errores a la mínima expresión.
Un ejemplo de “prompt”, en el caso en cuestión, puede ser el siguiente: “Sos un asistente administrativo. Tu tarea es extraer de cada archivo: fecha, proveedor, monto total y tipo de documento. Si algún dato no está claro o no lo encontrás, preguntame antes de continuar; no inventes información que no esté en el documento. Antes de escribir una fila, verificá que el número de documento no exista ya en la planilla; si ya existe, avisame y esperá mi respuesta; no escribas nada. Verificá duplicados antes de guardar. Organizá por empresa y luego por mes y año. El destino final es la carpeta (x) de Google Sheets”.
“Un automatizador no es poner una instrucción y te olvidas. Es algo que debe mejorarse de manera progresiva. La primera versión no tiene que ser perfecta, pero con el uso es factible ir construyendo una versión que permita lograr que el proceso se realice de manera rápida y eficiente. Es como tener un asistente al que es necesario capacitar”, afirmó.
El empresario entrerriano indicó que, así como las plataformas de IA pueden transformarse en asistentes de tareas operativas, también es posible emplearlas como disparadores intelectuales que contribuyan a generar una mirada integral de la empresa y del negocio agropecuario.
“Puedo preguntarle, tomando como base el conocimiento generado por un experto en gestión empresaria, comercial o financiera, que recomendación podría hacerme sobre mi empresa a partir de los registros históricos”, sostuvo.
“Los humanos tendemos a administrar el conocimiento son sesgos propios y, al pedirle con tales o cuales especificaciones que mencione nuestras debilidades o mayores riesgos asumidos, podemos advertir cuestiones que son importantes y eventualmente podemos llegar a minimizar”, añadió.
Por último, Diego aseguró que se trata de una herramienta ideal para acercar a las nuevas generaciones al campo y de hecho muchas de las experimentaciones con IA las comparte con su hijo de once años de edad.
“Más allá de cuál sea el rol que tengan en la empresa en un futuro, se trata de un instrumento muy útil para poder involucrarlos en la dinámica propia del negocio agropecuario y eso tiene un valor enorme”, concluyó Diego.
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