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SUSCRIBITECómo un grupo de pymes agropecuarias logró superar los desafíos que encierra la implementación de programas de gestión empresarial.
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SUSCRIBITETres años atrás, cuatro empresas que integran el CREA Castelar (región CREA Santa Fe Centro) decidieron implementar un programa informático de gestión con el propósito de profesionalizar la generación de información clave para la toma decisiones.
Al tratarse de un desafío complejo para empresas familiares que no cuentan con un departamento administrativo, tomaron la iniciativa de encarar el proceso juntos para apoyarse mutuamente.
El primer año consistió en la capacitación, instrumentada por la empresa desarrolladora del programa de gestión, la cual fue adaptada a las características de las empresas, cuyas principales actividades son la lechería y la agricultura.
“Compramos el programa de gestión pensando que íbamos a solucionar muchos problemas, pero terminamos sumando algunos más”, comentó Melina Peretti, encargada administrativa de una empresa integrante del CREA.
“Actualmente, a tres años de tomar esa decisión, disponemos de información en tiempo y forma, pero el proceso tuvo sus idas y vueltas”, añadió durante un exposición realizada en la última reunión mensual del área de Empresa de CREA.
Durante la capacitación, Melina –al igual que el resto de los empresarios-usuarios del programa– se encontró con serias dificultades: el facilitador insistía en la necesidad de que hubiera una persona que dedicara varias horas al día a cargar registros productivos, contables y financieros en el programa, algo imposible de lograr en empresas con equipos de trabajo acotados, en las cuales incluso los propietarios tienen a cargo varias tareas operativas.
“Además de la falta de tiempo, los registros contables resultaban sumamente complicados”, recordó Melina. La frustración iba en aumento junto con los conflictos generados por las fallas comunicacionales entre el facilitador de la firma del programa de gestión y los empresarios.
Así, los integrantes del grupo, junto con el asesor Jonatan Franck, decidieron hacer una pausa y evaluar cómo seguir. Para que la metodología resultase efectiva, tomaron la decisión de contratar a una economista, con experiencia en el uso de sistemas de gestión agropecuarios, que se encarga de cargar los registros contables de las cuatro empresas una semana al mes (en algunos casos, también carga los datos productivos y financieros).
“A partir de analizar las fallas de implementación en la etapa inicial, procedí a tener una reunión individual con cada empresa para conocer sus actividades, sus equipos de trabajo y sus capacidades, de manera tal de determinar qué registros podía cargar cada una sin asumir un esfuerzo desproporcionado respecto de su estructura”, explicó María Sol Nioi, la consultora contratada por las empresas del CREA Castelar.
Al finalizar el diagnóstico personalizado, la consultora diseñó un proceso de registro y carga de datos diseñado en función de las particularidades de cada organización.
“El gran problema de los programas de gestión es que muchas veces se pretende instrumentar, durante el proceso de implementación, un protocolo estandarizado en empresas que tienen realidades muy diferentes. Lo que debe hacerse es lo inverso: analizar primero a la empresa y luego diseñar el proceso de implementación de acuerdo a las características presentes en la misma”, remarcó.
En el proceso se unificaron criterios para recolectar registros y así poder generar información que sea útil y comparable entre las diferentes firmas usuarias del programa de gestión del grupo CREA.
A partir de esa decisión, el flujo de información, que había quedado un tanto estancado, comenzó a reencauzarse para sacarle jugo a la herramienta de gestión.
“La incorporación de María Sol y su equipo facilitó mucho el proceso de implementación del programa de gestión, que estamos empleando para realizar la presentación mensual del IVA. Ya logramos cerrar una gestión económica y vamos ahora por la segunda”, apuntó Melina.
“Existen muchas cuestiones por mejorar e implementar, como el hecho de realizar, por ejemplo, evaluaciones semestrales para monitorear la evolución de cada campaña a mitad de camino. Estamos dado los primeros pasos de un proceso extenso, pero el balance de lo logrado hasta el momento es positivo”, resumió el asesor Jonatan Franck.